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Papierloses Rathaus schreitet weiter voran

Nachdem die Gemeinde Hohenroda bereits im Jahr 2018 das Bürgerbüro auf die E-Akte umgestellt hat, sollen künftig auch der überwiegende Teil der Rechnungen digitalisiert zugestellt werden. „Der Wegfall des Papiers ist nicht nur umweltschonend, dadurch können auch die verwaltungsinternen Prozesse enorm verschlankt werden.“ freut sich Bürgermeister Andre Stenda über den nächsten Schritt ins digitale Zeitalter der Gemeinde.

Mit dem bereits eingeführten Rechnungsworkflow rw21 werden die Eingangsrechnungen eingescannt und bereits jetzt digital bearbeitet. „Das erleichtert uns die interkommunale Zusammenarbeit mit unserer Nachbargemeinde Friedewald ungemein.“ so der Rathauschef. Seit neuestem besteht die Möglichkeit, der Gemeinde die Rechnungen direkt per E-Mail zukommen zu lassen. Die digitalen Eingangsrechnungen werden dadurch ohne den bisher notwendigen Scanprozess automatisch in das Bearbeitungssystem eingespielt und können somit direkt über den PC weiter bearbeitet werden.

Die Firmen werden deswegen aufgefordert, der Gemeinde Hohenroda die Rechnungen künftig per E-Mail auf rechnungen@hohenroda.de zu übersenden.

In einem nächsten Schritt ist in Planung, die bisher notwendige Erfassung der Eckdaten der Rechnungen durch ein automatisiertes Erfassungssystem erfolgen zu lassen.

„Wir sind auf einem hervorragenden Weg, das Rathaus nach und nach zu digitalisieren. Die vielen Papierstapel sollen künftig überwiegend der Vergangenheit angehören. Alles was dabei im rechtlichen Rahmen möglich ist, soll die nächsten Jahre angegangen werden.“ zeigt sich Stenda zielstrebig.

Bürgermeister Andre Stenda (links) und die Mitarbeiterinnen der Gemeindeverwaltung, Nadine Wahl-Mausehund und Sarah Gebauer, wollen mit der Übersendung digitaler Rechnungen das Rathaus künftig noch papierloser gestalten.